Die DATEV-BWA erklärt: Formen, Kontenrahmen und wie Sie an Ihre Auswertung kommen

Warum die DATEV-BWA der Standard ist

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung ist gesetzlich nicht normiert — jede Software könnte anders gliedern. Dass es dennoch einen De-facto-Standard gibt, liegt an der Marktdurchdringung von DATEV in den Steuerkanzleien: Wer seine Buchhaltung beim Steuerberater hat, bekommt mit hoher Wahrscheinlichkeit eine DATEV-Auswertung.

Der Standard hat handfeste Vorteile: Banken, Insolvenzverwalter und Berater kennen die Gliederung auswendig, Vergleiche zwischen Unternehmen und Jahren funktionieren, und Software kann die Struktur zuverlässig maschinell verarbeiten. Der Aufbau — von den Umsatzerlösen über Rohertrag und Betriebsergebnis bis zum vorläufigen Ergebnis — ist im Ratgeber BWA-Aufbau im Detail beschrieben.

Die wichtigsten DATEV-Auswertungsformen

BWA Nr. 1, Controllingreport, Chefübersicht — was wofür?

Die BWA Nr. 1 ist die Basisform und für die meisten Unternehmen völlig ausreichend: eine Seite, alle Erfolgspositionen, drei Spaltengruppen. Der Controllingreport erweitert sie zu einem mehrseitigen Berichtspaket mit Liquiditäts- und Bewegungsrechnung — sinnvoll, wenn neben der Ertragslage auch Kapitalbindung und Finanzierung laufend überwacht werden sollen.

Die Chefübersicht verdichtet die Kernzahlen auf eine Seite für den schnellen Blick. Ergänzt wird das Paket üblicherweise durch Summen- und Saldenliste, OPOS-Liste und die Umsatzsteuer-Voranmeldung — zusammen ergibt das die monatliche Vollauskunft über den Betrieb.

SKR03 und SKR04: gleiche BWA, andere Kontonummern

DATEV-Buchhaltungen laufen fast immer auf einem von zwei Standard-Kontenrahmen: SKR03 (nach Prozessgliederung) oder SKR04 (nach Abschlussgliederung). Für die BWA ist das Ergebnis identisch — dieselben Positionen, dieselben Zwischensummen. Nur die dahinterliegenden Kontonummern unterscheiden sich.

Ein paar Beispiele: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen laufen in SKR03 auf Konto 1400, in SKR04 auf 1200. Verbindlichkeiten L+L: 1600 (SKR03) gegenüber 3300 (SKR04). Umsatzerlöse: 8400 (SKR03) gegenüber 4400 (SKR04), Gehälter: 4120 (SKR03) gegenüber 6020 (SKR04). Relevant wird das nur, wenn Sie in der Summen- und Saldenliste auf Kontenebene arbeiten — die BWA selbst liest sich in beiden Fällen gleich.

So kommen Sie an Ihre DATEV-BWA

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   Bei der Kanzlei anfordern

   Die BWA entsteht als Nebenprodukt der laufenden Finanzbuchhaltung — es fallen dafür üblicherweise keine oder nur geringe Zusatzkosten an. Bitten Sie um monatliche Zusendung direkt nach Buchungsschluss; eine Vorlage dafür bietet der Ratgeber BWA anfordern.

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   Umfang festlegen

   Standardpaket: BWA Nr. 1 plus Vorjahresvergleich. Dazu je nach Bedarf Summen- und Saldenliste, OPOS-Liste und USt-Voranmeldung. Einmal als Dauerauftrag in der Kanzlei hinterlegt, kommt das Paket automatisch.

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   Format klären: PDF mit Textlayer

   DATEV-Systeme exportieren die BWA als PDF mit eingebettetem Textlayer — die Zahlen sind dann maschinenlesbar und nicht bloß ein Bild. Für die digitale Weiterverarbeitung ist das der entscheidende Unterschied: Bitten Sie explizit um das Original-PDF aus dem DATEV-System, nicht um einen Scan des Ausdrucks.

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   Bereitstellungsweg vereinbaren

   Viele Kanzleien stellen Auswertungen über ein Mandantenportal bereit, andere per E-Mail. Wichtig ist Verlässlichkeit: fester Turnus, festes Paket, immer als durchsuchbares PDF.

Wie die DATEV-BWA in der Kanzlei entsteht

Der Weg zur Auswertung ist unspektakulär, aber gut zu kennen: Ihre Belege — digital übergeben oder klassisch im Ordner — werden in der Kanzlei den Konten des Kontenrahmens zugeordnet und verbucht. Nach dem Buchungsschluss des Monats erzeugt das DATEV-System die Auswertungen per Knopfdruck: Jede BWA-Position ist fest mit einer Gruppe von Konten verknüpft, die Zwischensummen rechnen sich automatisch. Die BWA kostet die Kanzlei also praktisch keinen Zusatzaufwand — was erklärt, warum sie üblicherweise ohne gesondertes Honorar mitgeliefert wird.

Daraus folgt auch die wichtigste Qualitätsregel: Die BWA ist exakt so gut wie der Buchungsstand. Fehlen Belege oder werden Abschreibungen nur jährlich gebucht, zeigt auch die schönste DATEV-Form ein schiefes Bild. Wer seine BWA ernsthaft zur Steuerung nutzt, sollte mit der Kanzlei klären, welche Buchungen monatlich und welche erst zum Jahresende erfolgen.

Grenzen des Standards

So nützlich der DATEV-Standard ist — er hat Grenzen. Die BWA bleibt eine vorläufige Erfolgsrechnung: keine Liquiditätsrechnung, keine Bilanz, keine Zukunftsplanung. Individuelle Fragen (Deckungsbeiträge je Produktlinie, Projektergebnisse) beantwortet die Standardform nicht; dafür braucht es Kostenstellen oder gesonderte Auswertungen. Und als statisches PDF ist sie ein Leseformat, kein Arbeitsformat — Zeitreihen, Quotenverläufe und Vergleiche über viele Monate muss sich der Empfänger selbst erschließen. Genau an dieser Stelle setzen digitale Auswertungswerkzeuge an.