BWA vom Steuerberater anfordern: Format, Anlagen und die richtige E-Mail

Was Sie anfordern sollten — und warum

Das Kernstück ist die BWA Nr. 1, die Kurzfristige Erfolgsrechnung — sie zeigt die monatliche Ertragslage. Allein ist sie jedoch nur die halbe Wahrheit: Erst mit dem Vorjahresvergleich werden Trends saisonbereinigt sichtbar, erst mit der OPOS-Liste sehen Sie, welche Rechnungen tatsächlich bezahlt sind, und die Summen- und Saldenliste liefert die Kontenebene für Detailfragen.

Ebenso wichtig wie der Inhalt ist das Format: Bitten Sie ausdrücklich um das Original-PDF aus dem DATEV-System mit Textlayer — also die direkt exportierte Datei, keinen Scan und keinen Papierausdruck. Nur das maschinenlesbare PDF lässt sich später digital auswerten, durchsuchen und archivieren. Hintergründe zu den DATEV-Formaten erklärt der Ratgeber DATEV-BWA erklärt.

Die E-Mail-Checkliste: Das gehört in Ihre Anfrage

1. Auswertungen benennen: BWA Nr. 1 (Kurzfristige Erfolgsrechnung), Vorjahresvergleich, Summen- und Saldenliste, OPOS-Liste (Debitoren und Kreditoren), Umsatzsteuer-Voranmeldung.
2. Format festlegen: Original-PDF mit Textlayer aus dem DATEV-System — ausdrücklich kein Scan, kein Papier.
3. Turnus vereinbaren: monatlich, automatisch nach Buchungsschluss — als Dauerauftrag, nicht auf Einzelanfrage.
4. Liefertermin fixieren: z. B. spätestens zum 20. des Folgemonats, sofern die Belege vollständig vorliegen.
5. Zustellweg klären: Mandantenportal oder E-Mail an eine feste Adresse; bei E-Mail auf verschlüsselte Übertragung achten.
6. Rückwirkende Monate anfragen: die BWAs der letzten 12–24 Monate einmalig nachliefern lassen — sie machen Ihre Zeitreihe von Beginn an aussagekräftig.
7. Ansprechpartner benennen: wer in Ihrem Haus die Auswertungen erhält und Rückfragen stellt.

Ihr Anspruch auf die eigenen Daten

Grundsätzlich gilt: Die Buchhaltungsdaten Ihres Unternehmens sind Ihre Daten. Der Steuerberater verarbeitet sie in Ihrem Auftrag, und Sie haben einen Herausgabeanspruch auf Ihre Unterlagen und die daraus erstellten Auswertungen — unabhängig davon, ob Sie die Kanzlei wechseln oder die Daten nur selbst auswerten möchten. Ein Zurückbehaltungsrecht kommt im Wesentlichen bei offenen Honorarforderungen in Betracht.

Auch die DSGVO stärkt die Position: Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, bestehen Auskunfts- und Datenübertragbarkeitsrechte. In der Praxis braucht es diese Ebene fast nie — die allermeisten Kanzleien geben Auswertungen selbstverständlich und zeitnah heraus. Diese Hinweise sind eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung; bei konkreten Konflikten hilft anwaltlicher Rat.

Ein sachliches Argument wirkt ohnehin besser als ein juristisches: Wer seine Zahlen monatlich selbst liest, stellt der Kanzlei bessere Fragen — davon profitieren beide Seiten.

Häufige Rückmeldungen aus der Kanzlei — und passende Antworten

„Wir stellen alles ins Portal.“ Gut — bitten Sie darum, dass dort die Original-PDFs mit Textlayer liegen und der Upload-Zeitpunkt verlässlich ist. Ein Portal ersetzt keine Lieferverbindlichkeit.

„Die BWA ist erst nach der USt-Voranmeldung fertig.“ Das ist korrekt und sogar wünschenswert: Die Auswertung sollte den abgeschlossenen Buchungsmonat zeigen. Vereinbaren Sie den Liefertermin einfach relativ zum Buchungsschluss statt zum Kalendertag.

„Der Vorjahresvergleich kostet extra.“ Fragen Sie nach dem konkreten Betrag — meist ist es eine geringe Pauschale, die sich angesichts des Erkenntnisgewinns fast immer lohnt. Alternativ lässt sich der Vergleich aus den historischen Monats-BWAs auch selbst oder mit Software aufbauen.

„Wozu brauchen Sie die SuSa, das verstehen Sie doch nicht?“ Freundlich bleiben und trotzdem bestehen: Die Summen- und Saldenliste ist die Belegebene Ihrer eigenen Zahlen. Wer monatlich liest, lernt schnell — und stellt der Kanzlei danach präzisere Fragen.

Sonderfälle: Kanzleiwechsel, Jahresende, Bankanfrage

Beim Kanzleiwechsel sollten Sie vor der Übergabe die vollständige BWA-Historie plus Summen- und Saldenlisten als PDF sichern — das ist Routine und stellt sicher, dass Ihre Zeitreihe keine Lücke bekommt. Zum Jahresende lohnt eine zusätzliche Anforderung: die Dezember-BWA nach den Abschlussbuchungen erneut ausgeben zu lassen, denn erst sie zeigt das Jahr inklusive aller Korrekturen.

Fragt die Bank nach aktuellen Zahlen, verlangt sie üblicherweise die BWA samt SuSa, nicht älter als wenige Monate. Wer den Dauerauftrag aus der Checkliste eingerichtet hat, beantwortet solche Anfragen am selben Tag — ein unterschätzter Beitrag zur eigenen Bonität, denn Reaktionsgeschwindigkeit signalisiert geordnete Verhältnisse.

Nach dem Anfordern: aus PDFs eine Zeitreihe machen

Mit dem Dauerauftrag landet jeden Monat ein PDF-Paket in Ihrem Postfach — der Rohstoff. Wert entsteht erst durch systematische Auswertung: Quoten wie die Rohertragsquote und die Personalkostenquote im Zeitverlauf, das Betriebsergebnis gegen den Vorjahresmonat, die Forderungsentwicklung aus der OPOS-Liste. Den passenden Monats-Workflow beschreibt der Ratgeber BWA auswerten.

Legen Sie außerdem eine einfache Ablagestruktur fest, bevor die PDFs kommen — etwa ein Ordner pro Jahr mit einheitlichem Dateinamensschema wie „2026-05_BWA.pdf“. Das klingt banal, entscheidet aber nach zwei Jahren darüber, ob eine Bankanfrage nach „den letzten 24 Monaten“ in fünf Minuten oder in zwei Stunden beantwortet ist.