BWA erstellen lassen: Wer sie liefert, was sie kostet und worauf Sie achten sollten

Wer erstellt BWAs?

Der Steuerberater ist der Regelfall: Wer die Finanzbuchhaltung in der Kanzlei hat, erhält die BWA als monatliche Auswertung aus dem DATEV-System — im Standardformat, das Banken und Berater kennen. Vorteil: eine Hand für Buchhaltung, Abschluss und Steuern; die Datenqualität verantwortet die Kanzlei.

Selbstständige Buchhalter und Buchhaltungsservices übernehmen die laufende Buchführung oft günstiger, dürfen aber keine steuerliche Beratung leisten — Jahresabschluss und Steuererklärungen bleiben beim Steuerberater. Für die reine BWA-Erstellung ist das dennoch ein valider Weg, sofern sauber gebucht wird.

Die eigene Buchhaltungssoftware erzeugt ebenfalls BWA-artige Auswertungen, wenn im Haus gebucht wird. Das spart Honorar, verlagert aber die Verantwortung für Vollständigkeit, Abgrenzungen und Abschreibungen ins Unternehmen — was das praktisch bedeutet, beschreibt der Ratgeber BWA selbst erstellen.

Für die allermeisten Unternehmen mit Kanzleimandat ist die Antwort damit einfach: Die BWA kommt vom Steuerberater, als Teil der Leistung, die ohnehin bezahlt wird. Die eigentlichen Gestaltungsfragen sind Turnus, Umfang und Format — genau die Punkte, die dieser Ratgeber im Folgenden durchgeht.

Typische Kosten im Überblick

Was die Kosten treibt

Steuerberaterhonorare für die Buchführung orientieren sich an der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), die Rahmensätze nach Gegenstandswert — im Wesentlichen dem Jahresumsatz — vorsieht. Innerhalb des Rahmens bestimmen Belegvolumen, Digitalisierungsgrad und Aufbereitungsqualität den Satz. Details und Rechenbeispiele finden Sie im Ratgeber Was kostet eine BWA?

Die wichtigste Stellschraube haben Sie selbst in der Hand: Digital übergebene, vorsortierte Belege senken den Kanzleiaufwand erheblich — Pendelordner mit Papierbelegen sind der teuerste Weg zur BWA.

Monatlich oder quartalsweise?

Die BWA folgt dem Buchungsrhythmus: Wer monatlich Umsatzsteuer voranmeldet, wird ohnehin monatlich gebucht — die monatliche BWA kostet dann kaum extra und sollte der Standard sein. Nur sie erlaubt es, Probleme wie eine kippende Rohertragsquote oder wachsende Forderungen zeitnah zu erkennen.

Quartalsweise Erstellung passt zu sehr kleinen, stabilen Betrieben mit quartalsweiser Voranmeldung. Der Preis dafür ist Reaktionszeit: Zwischen Ursache und Sichtbarkeit eines Problems können dann vier bis fünf Monate liegen. Für Unternehmen mit Bankverbindlichkeiten, Wachstum oder dünnen Margen ist das zu lang.

Ein oft übersehener Mittelweg: monatlich buchen lassen (was bei monatlicher Voranmeldung ohnehin geschieht), die BWA aber nur quartalsweise ausführlich besprechen. Die Monatsauswertungen liegen dann trotzdem vor — als PDF im Archiv und als lückenlose Zeitreihe für spätere Analysen, Bankgespräche oder den Jahresvergleich. Verzichten sollte man auf die monatliche Erstellung also nur, wenn sie tatsächlich Zusatzkosten verursacht.

Das sollten Sie konkret bestellen

1. BWA Nr. 1 ([Kurzfristige Erfolgsrechnung](/lexikon/kurzfristige-erfolgsrechnung)) — die Basisauswertung, monatlich nach Buchungsschluss.
2. [Vorjahresvergleich](/lexikon/vorjahresvergleich) — jede Position gegen Vorjahresmonat und kumuliertes Vorjahr; unverzichtbar bei Saisonalität.
3. [Summen- und Saldenliste](/lexikon/summen-und-saldenliste) — die Kontenebene, um Auffälligkeiten der BWA nachzuvollziehen.
4. [OPOS-Liste](/lexikon/opos-liste) — offene Forderungen und Verbindlichkeiten; die Brücke zur Liquidität.
5. USt-Voranmeldung — für den Überblick über Zahllast und Vorsteuer.
6. Format: Original-PDF mit Textlayer aus dem DATEV-System — kein Scan, keine Papierkopie; nur so bleibt die Auswertung digital weiterverarbeitbar.

Woran Sie eine gute BWA-Erstellung erkennen

• Pünktlichkeit: Die Auswertung kommt in einem festen, vereinbarten Rhythmus — nicht erst auf Nachfrage.
• Monatliche Abschreibungen und Abgrenzungen: Das Ergebnis schwankt nicht künstlich, weil Jahresbuchungen fehlen; im Zweifel gezielt nachfragen, was monatlich gebucht wird.
• Vollständiges Paket: Vorjahresvergleich, SuSa und OPOS kommen unaufgefordert mit — nicht nur die nackte Erfolgsrechnung.
• Proaktive Hinweise: Eine gute Kanzlei meldet sich, wenn Quoten kippen oder die Umsatzsteuer-Zahllast ungewöhnlich ausfällt — statt nur zu liefern.
• Digitales Original-Format: PDF mit Textlayer aus dem DATEV-System, kein eingescannter Ausdruck.
• Erklärbereitschaft: Rückfragen zu einzelnen Positionen werden beantwortet, ohne dass daraus sofort ein Beratungsprojekt wird.

Wenn Sie den Anbieter wechseln wollen

Ein Wechsel des Erstellers ist unkomplizierter, als viele befürchten: Die Buchhaltungsdaten Ihres Unternehmens stehen Ihnen zu, und DATEV-Bestände lassen sich zwischen Kanzleien übertragen — inklusive der Historie, sodass Vorjahresvergleiche nahtlos weiterlaufen. Sinnvoller Wechselzeitpunkt ist der Jahreswechsel oder der Abschluss eines Voranmeldungszeitraums.

Bewährt hat sich, vor dem Wechsel die eigenen Anforderungen schriftlich zu fixieren — Auswertungspaket, Format, Liefertermin, Pauschale — und sie zur Grundlage des neuen Mandats zu machen. So wird aus einem diffusen Unzufriedenheitsgefühl ein klarer Leistungskatalog, an dem sich der neue Anbieter messen lässt.